岗位说明书编写操作指引

1. 岗位说明书编写对象

1.1 本公司所有在编岗位

2. 更换频率

2.1 每年一次，若有特殊需要，可适时更新

2.2 适时更新由部门提出申请，报人事行政部备案

3. 岗位说明书的编写

3.1 由人事行政部完成岗位说明书版本的设计制作。

3.2 发出通告，展开岗位说明书编写工作宣传，让编写人员明确职务分析的目的、意义、范围、方法与步骤。

3.3 组建岗位说明书编写小组，确定编写对象。

3.4 开展编写岗位说明书相关培训。

3.4.1 列出部门、分公司所有职务。

3.4.2 各部门、分公司根据不同职务，确定分析和编制方法。

3.4.3 根据职务不同特点，确定信息采集方法。

（1）问卷调查法：适用于脑力劳动者，管理工作者。

（2）面谈法：面谈前需要列提纲。

（3）观察法：适用于事务性工作者。由于事务工作阶段性不同，工作内容不同，可分直接观察和阶段性观察。

（4）其它方法：可根据事实情况需要。

3.5 编写人若对某个岗位非常了解，可直接编写。

4. 制定实施与措施安排

4.1 人事行政部具体安排岗位说明书的编写、修订的工作进度时间表。

4.2 编写人须按工作进度时间表要求，提交相应成果。

5. 编写岗位说明书具体要求

5.1 语言简练清晰，通俗易懂，描述性和职业性强，一职一书，不能雷同。

5.2 岗位名称：只填写本公司通用名称。

6. 岗位说明书编写常见问题：

6.1 岗位基本描述：

6.1.1 常见问题

（1）“岗位名称”一项

错误填法：较为随意，不规范。

正确填法：应与公司最近一次定编时的名称保持一致。属于新增岗位的，应先行到人事行政部确认。

（2）“直接上级岗位”一项

错误填法：填成了人名。如：“张大民”

正确填法：填岗位名称。如：某处经理

（3）“执行人”一项

错误填法：在有员工在岗的情况下，将此项空缺不填。

正确填法：必须准确填写承担本岗位职责的员工的姓名。

6.2 岗位目的

6.2.1 常见问题

(1）未按格式填写

错误填法：没有按照格式的要求填写如：岗位管理岗位的岗位目的：“使公司的长远发展得到管理上的基础性支持。

正确填法：按照格式“为了。。。，在。。。下，做。。。。”如：上述岗位的岗位目的为：“为给公司的长远发展提供管理上的基础性支持，在部门职责的要求下和部门负责人的指导下，做岗位责任制的推进落实、岗位分析等工作。

6.3 岗位职责

6.3.1 常见问题

(1) 岗位职责不同的，岗位名称应有所区别

错误填法：在不同的岗位名称下，出现岗位职责相同或基本相同的情况。如“研发主管”和“资深研发主管”的岗位职责被填写成基本相似。

正确填法：不同岗位，职责一定不同。如上例中，一方面，资深主管所负责的工作的深度和广度，以及他的管理职责，一定应与普通主管有所不同。在岗位职责中应明确表明资深主管有别于普通主管的责任范围。另一方面，如果资深主管与普通主管在职责上确实没有区别，则证明是同一岗位。

(2) 岗位职责不包括模糊、笼统的内容。

错误填法：填写的职责模糊、不清。

如：“其他日常工作”、“完成临时交办的工作”，“完成上级下达的各项任务或完成上级委派的各项工作”等。

正确填法：岗位职责中不包括此类内容。

(3) 经理的岗位职责如何填

错误填法：经理的岗位职责是下属各岗位的岗位职责的集合。

正确填法：经理的岗位职责¹下属岗位的岗位职责的集合。各岗位职责的汇总构成所在部门的职责。经理的岗位职责应是在更高的层面上所负有的职责。尤其是经理的管理职责是下属岗位所不具有的。如：某经理的一项岗位职责为：合理进行岗位分工与绩效管理，确保所辖岗位分工合理、工作量饱满。

6.3 工作关系图

6.4.1常见问题

(1) “指导”一项

错误填法：——填成人名。如“张大民”

——填成临时指导人。如“新员工指导人”

正确填法：填写直线、虚线上级岗位。如“某经理”

特殊岗位，包括来自跨部门，或越级上级的指导。

6.4 任职要求

6.4.1 常见问题

（1）“基本条件”一项

错误填法：不按照要求，填写混乱，或有所遗漏。如：某经理岗位的基本条件为：“学历在本科以上，一年以上同岗位工作经验，对公司的组织结构，部门的职能熟悉”。

正确填法：严格按照“基本条件是指五个方面的要求：“年龄、性别、学历、专业、工作经验”的格式填写。如上例中的基本条件可描述为：“年龄性别不限，本科以上学历，管理类专业背景，一年以上同岗位工作经验。”

（2）“知识技能”一项

错误填法：容易将“技能”与“能力”混淆如：将“沟通能力”、“分析问题能力”等归入到了知识技能中。

正确填法：正确区分“技能”与“能力”。如：“熟练运用公文写作”、“熟练操作办公软件”等，均为技能。

“创新能力”、“组织协调能力”等，均为能力。

注：“知识技能”与 “所需能力”的普遍问题：

6.6 绩效考核

6.6.1 常见问题

（1）“考核岗位”一项

错误填法：填成了人名。如“张大民”

正确填法：填岗位名。如“某处经理”